“수작업으로 상태 바꾸기 너무 귀찮아…”
“이 작업이 끝나면 다음 작업이 자동으로 시작되면 좋겠는데…”
“마감일이 다가오면 알림을 주면 좋을 텐데…”
이런 생각, 한 번쯤 해보셨다면 Wrike의 자동화 룰(Automation Rule) 기능이 필요할 때입니다.
자동화 룰은 Wrike의 숨겨진 핵심 기능 중 하나로, 조건과 트리거에 따라 작업을 자동으로 처리해 줍니다. 이 글에서는 Wrike 자동화의 기본부터 실무 적용 사례까지 소개합니다.
Wrike 자동화 룰이란?
**Wrike의 자동화 룰(Automation Rule)**은
“어떤 일이 발생하면(Trigger) → 어떤 작업을 하라(Action)”는 방식으로 작동합니다.
예:
- “작업 상태가 ‘검토 중’으로 바뀌면 → 담당자에게 알림을 보내라”
- “작업이 ‘완료됨’으로 변경되면 → 후속 작업을 생성하라”
- “마감일이 다가오면 → 관리자에게 알림을 보내라”
이처럼 반복되는 일들을 자동화하면 실수는 줄고, 속도는 빨라집니다.
Wrike 자동화 룰 설정 방법
1️⃣ Wrike 상단 메뉴에서 자동화(Automation) 클릭
대시보드 또는 프로젝트 내에서 [⚙ 자동화] > [자동화 룰 관리]로 진입합니다.
2️⃣ 새 규칙 만들기 (Create Rule) 클릭
Wrike가 제공하는 템플릿을 선택하거나, 처음부터 직접 규칙을 정의할 수 있습니다.
3️⃣ 트리거(Trigger) 선택
예:
- 작업 상태 변경
- 작업 생성
- 마감일 임박
- 필드 값 변경
- 특정 시간 경과
4️⃣ 작업(Action) 선택
예:
- 작업 상태 변경
- 알림 전송 (Wrike 또는 이메일)
- 사용자 추가 또는 제거
- 후속 작업 생성
- 작업 복사/이동
5️⃣ 규칙에 이름 붙이고 저장!
이제부터 해당 조건에 맞는 이벤트가 발생할 때 자동으로 작업이 실행됩니다.
실무에서 유용한 Wrike 자동화 룰 예시
✅ 1. 상태 변경 알림
예시:
“작업 상태가 ‘검토 필요’로 변경되면 팀장에게 알림 전송”
이 규칙은 작업 흐름이 원활하게 이어지도록 도와줍니다.
특히 승인, 피드백 등의 커뮤니케이션이 필요한 경우 매우 유용합니다.
✅ 2. 마감 임박 알림
예시:
“작업 마감일 1일 전, 담당자에게 자동 알림 전송”
더 이상 마감일을 까먹지 않도록 도와주며, 프로젝트 지연을 예방할 수 있습니다.
✅ 3. 완료 후 후속 작업 자동 생성
예시:
“디자인 작업이 완료되면 → ‘디자인 검토 요청’ 작업을 자동 생성”
연속되는 작업 흐름을 자동화하여 실수를 줄이고 체계적인 업무 진행이 가능합니다.
✅ 4. 작업 상태에 따라 담당자 변경
예시:
“작업이 ‘개발 중’ 상태로 바뀌면 → 개발자 그룹에 자동 할당”
팀 간의 협업이 매끄럽게 이어질 수 있도록 담당자를 자동 지정할 수 있습니다.
Wrike 자동화의 장점
장점 설명
| ⏱ 반복 작업 최소화 | 매번 수동으로 작업 상태 바꾸고 알림 보내는 시간을 절약 |
| ⚠ 실수 방지 | 마감일이나 승인 누락 등 실수 방지에 효과적 |
| 📈 업무 속도 향상 | 후속 작업 자동 생성 등으로 전반적인 프로젝트 속도 개선 |
| 👥 협업 원활화 | 팀원 간 흐름이 끊기지 않도록 자동 연결 |
자동화 룰 설정 시 주의할 점
- 너무 많은 규칙은 혼란을 초래할 수 있습니다.
핵심 흐름 중심으로 자동화를 설계하세요. - 자동화가 업무의 ‘의사결정’까지 대체할 수는 없습니다.
알림과 흐름 중심으로 활용하고, 판단은 사람이 하도록 합니다. - 규칙 충돌 여부 확인
서로 반대되는 규칙이 동시에 작동하지 않도록 테스트해보세요.
Wrike 자동화 vs 일반 알림/캘린더
항목 Wrike 자동화 일반 알림/캘린더
| 조건 기반 실행 | ✅ (상태, 마감 등) | ❌ |
| 후속 작업 자동화 | ✅ | ❌ |
| 사용자 자동 할당 | ✅ | ❌ |
| 프로젝트 내 통합성 | ✅ (Wrike 내부에서 통합 관리) | ❌ (외부 앱 기반) |
마무리하며
Wrike의 자동화 룰 기능은 팀 전체의 반복적인 수작업을 줄이고, 실수를 예방하며, 업무 흐름을 부드럽게 이어주는 스마트한 도구입니다.
특히 프로젝트 규모가 커지고 팀이 분산되어 있을수록, 자동화의 효과는 더욱 커집니다.
지금 Wrike에서 가장 자주 반복되는 작업은 무엇인가요?
그 시작점을 자동화해 보세요.
**“내가 하지 않아도 일이 굴러가는 환경”**을 만드는 것이 Wrike 자동화의 진짜 목적입니다.
📝 다음 글 예고: Wrike에서 협업 승인 프로세스를 간단하게 구축하는 방법 – 디자인, 마케팅, 콘텐츠 팀을 위한 협업 팁
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