Wrike 자동화 기능 완전 정복: 반복 업무는 줄이고, 효율은 올리는 스마트 워크플로우 만들기

프로젝트 매니저나 팀 리더로서 업무를 관리하다 보면,
매번 반복되는 수동 작업 때문에 진짜 중요한 일에 집중하기 어려운 경우가 많습니다.

예를 들어,

• 완료된 작업을 팀장에게 알리는 이메일 보내기
• 작업 마감일이 다가오면 알림 전송
• 특정 상태로 변경되면 다음 단계의 작업 생성

이런 일들이 자동으로 된다면 얼마나 좋을까요?

Wrike의 자동화(Automation) 기능을 활용하면,
복잡하고 반복적인 프로세스를 간단하게 자동화할 수 있습니다.

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Wrike 자동화란?

Wrike의 자동화는 **트리거(trigger), 조건(condition), 액션(action)**이라는 세 가지 요소를 기반으로 작동합니다.

구성 요소 설명

트리거	자동화가 실행될 계기 (예: 작업 완료됨)
조건	특정 조건을 만족할 때만 실행 (예: 상태가 "검토 필요")
액션	자동으로 수행할 작업 (예: 팀원에게 알림 전송)

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자동화의 대표 사용 사례

시나리오 자동화 예시

✅ 작업 상태가 변경될 때	상태가 "디자인 완료" → "리뷰 요청됨"일 때, 리뷰 담당자에게 알림
✅ 마감일 임박 시	마감 1일 전 자동 알림 전송
✅ 작업이 완료되었을 때	프로젝트 매니저에게 Slack 메시지 전송
✅ 특정 태그가 추가되었을 때	자동으로 하위 작업 생성
✅ 업무가 일정 기간 미완료 상태일 때	리마인더 자동 발송

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Wrike에서 자동화 워크플로우 설정하는 방법

1️⃣ 자동화 설정 열기

• Wrike에서 특정 폴더 또는 프로젝트를 선택
• 상단 메뉴에서 ⚙️ [자동화] 클릭 → "규칙 만들기"

2️⃣ 트리거(Trigger) 설정

• 예: 작업 상태가 변경됨, 작업 생성됨, 마감일 도래 등 선택

3️⃣ 조건(Condition) 설정 (선택 사항)

• 예: 상태가 ‘디자인 완료’일 때만, 우선순위가 높은 작업만 등

4️⃣ 액션(Action) 선택

• 예: 알림 전송, 작업 상태 변경, 사용자에게 작업 할당 등

5️⃣ 자동화 규칙 저장

• 규칙에 이름을 지정하고 저장 → 실시간 적용됨

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실전 예시 ①: 마케팅 캠페인 검토 자동화

🎯 시나리오

디자이너가 ‘디자인 완료’로 상태 변경 → 마케팅 팀 리더에게 자동 알림

🔧 자동화 설정

• Trigger: 작업 상태가 변경됨
• Condition: 새 상태 = "디자인 완료"
• Action: 사용자(마케팅 리더)에게 Wrike 알림 전송

✅ 효과: 매번 수동 알림 없이 리뷰가 빠르게 진행됨

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실전 예시 ②: 작업 미완료 시 알림 전송

🎯 시나리오

마감일이 지났지만 아직 ‘진행 중’ 상태인 작업에 대해 담당자에게 자동 알림 전송

🔧 자동화 설정

• Trigger: 마감일 도래
• Condition: 상태 ≠ “완료됨”
• Action: 담당자에게 알림 보내기

✅ 효과: 지연된 작업을 사전에 관리하고 일정 미스 방지

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Wrike 자동화 기능의 장점

기능 효과

⏱ 반복 작업 최소화	사람이 매번 하던 단순 업무 제거
📩 실시간 커뮤니케이션	알림 자동 전송으로 빠른 피드백 유도
🎯 업무 누락 방지	중요 작업 놓치지 않도록 사전 예방
💼 팀 운영의 표준화	동일 조건에 동일 대응 = 일관된 프로세스 유지
🔗 다른 앱과 연동 가능	Zapier 등과 연동해 외부 자동화도 가능

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팁: 자동화 관리 방법

• 모든 자동화는 규칙 목록에서 한눈에 확인 가능
• 불필요한 규칙은 일시 중지 또는 삭제 가능
• 자동화가 많아질수록 네이밍을 명확히 정리하는 것이 좋음 (예: [디자인검토]-상태변경알림)

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마무리: 자동화는 ‘디지털 팀원’이다

Wrike의 자동화 기능은 단순한 편의 기능이 아닙니다.
여러분의 팀에 또 다른 “디지털 팀원”을 한 명 추가하는 것과 같습니다.
반복 작업을 줄이고, 중요한 업무에만 집중하세요.

“자동화는 시간을 아끼고, 정확도를 높이고, 팀을 지켜줍니다.”

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📝 다음 글 예고: Wrike의 워크플로우 기능을 활용한 단계별 업무 프로세스 설계법

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